Dashcam in de bedrijfsauto: regels, privacy en schadeafhandeling

Ja. Een dashcam gebruiken is in Nederland toegestaan, en het filmen van de openbare weg is niet verboden. Een dashcam legt vast wat er voor en eventueel achter het voertuig gebeurt. Moderne camera's filmen in hoge resolutie, tot 4K, en registreren vaak ook locatie en snelheid.

Of er aanvullende regels gelden, hangt af van wat er in beeld komt en wat u met de beelden doet. Herkenbare voetgangers, fietsers en kentekens kunnen persoonsgegevens zijn. Zodra een bedrijf beelden vastlegt, bewaart of deelt, verwerkt het dus mogelijk persoonsgegevens.

Plaats de camera zo dat hij het zicht van de bestuurder niet belemmert, bijvoorbeeld achter de binnenspiegel. Zorg dat de kabels zijn weggewerkt, zodat er geen losse snoeren of zuignappen in het zicht zitten.

Bij zakelijk gebruik is de AVG van toepassing. Het bedrijf dat de dashcams laat inbouwen en de beelden gebruikt, is de verwerkingsverantwoordelijke. Het bedrijf bepaalt dus waarvoor de camera's dienen, wie de beelden mag bekijken en hoe lang ze bewaard blijven.

Als grondslag geldt meestal het gerechtvaardigd belang: bewijs vastleggen bij schade, voertuigen en lading beschermen, en claims afhandelen. Weeg dat belang af tegen de privacy van medewerkers en andere weggebruikers, en leg de afweging schriftelijk vast.

Een dashcam met GPS- en snelheidsregistratie is ook geschikt om het rijgedrag van medewerkers te volgen. Daardoor kan het instemmingsrecht van de ondernemingsraad gelden op grond van artikel 27 lid 1 sub l van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Behandel een dashcamregeling daarom net zo zorgvuldig als een regeling voor GPS-tracking.

Beheert een leverancier de beelden in een cloudomgeving, dan is die leverancier verwerker. Sluit in dat geval een verwerkersovereenkomst en ga na waar de beelden worden opgeslagen.

Plaats dashcambeelden niet op sociale media of andere openbare kanalen. Ook als een fragment een opvallende verkeerssituatie laat zien, staan er vaak herkenbare personen of kentekens op. Publicatie is een aparte verwerking waarvoor zakelijk zelden een grondslag bestaat.

Deel beelden alleen met partijen die ze nodig hebben voor het doel. Denk aan de eigen verzekeraar, de verzekeraar van de tegenpartij, een schade-expert of de politie. Deel alleen het fragment dat relevant is, niet de volledige opname van een werkdag.

Leg intern vast wie beelden mag opvragen en exporteren. Beperk dat tot een of twee functies, zoals de fleetmanager en de schadebehandelaar. Zo blijft overzichtelijk waar beelden terechtkomen.

Vraagt een tegenpartij zelf om beelden, beoordeel dan of delen nodig is voor de afhandeling van de schade. Verloopt de afhandeling via verzekeraars, laat het delen dan bij voorkeur via uw eigen verzekeraar lopen.

De AVG noemt geen vaste bewaartermijn voor dashcambeelden. Het uitgangspunt is dat u beelden niet langer bewaart dan nodig is voor het doel. De tabel onderaan dit artikel geeft per doel een indicatie.

De meeste dashcams nemen tijdens het rijden continu op in een lus: oude opnames worden automatisch overschreven. Dat is gunstig voor de privacy, omdat beelden zonder incident vanzelf verdwijnen. Kies een geheugenkaart en instellingen die bij het doel passen, zodat opnames niet onnodig lang beschikbaar blijven.

Bij een aanrijding of schok slaat de camera het fragment meestal apart op, zodat het niet wordt overschreven. Zet dat fragment over naar een beveiligde opslagplek en verwijder het zodra de schade of de zaak is afgehandeld.

Leg de gekozen bewaartermijnen vast in de dashcamregeling. Controleer periodiek of opgeslagen fragmenten nog nodig zijn en verwijder wat niet meer nodig is. Zo voorkomt u dat beelden ongemerkt jarenlang op een server, laptop of geheugenkaart blijven staan.

Bij een aanrijding helpen beelden om vast te stellen wat er is gebeurd. De verzekeraar kan ze gebruiken bij de beoordeling van de schuldvraag, en de politie kan ze meenemen bij een aangifte. Hoeveel gewicht beelden krijgen, bepaalt uiteindelijk de verzekeraar of de rechter.

In parkeermodus neemt de camera op bij een schok of beweging. Zo kunnen ook parkeerschade en vandalisme worden vastgelegd, mits de camera een vaste voeding heeft. De accu raakt daarbij niet leeg, omdat de camera alleen opneemt wanneer er iets gebeurt.

Wat helpt bij de schadeafhandeling:

• Sla het originele bestand op, zonder bewerking of inkorting.
• Noteer datum, tijd, locatie en het kenteken van het eigen voertuig.
• Controleer of datum en tijd van de camera juist zijn ingesteld.
• Vermeld op het schadeformulier dat er beelden zijn, en stuur het fragment op verzoek door.
• Bewaar het fragment tot de schade volledig is afgehandeld, en niet langer.

Een dashcam legt ook de berijder vast, al is het indirect: waar de berijder rijdt, hoe hard en hoe die reageert. Informeer medewerkers daarom vooraf over het doel, wie beelden bekijkt, wanneer dat gebeurt en hoe lang beelden bewaard blijven. Leg dat vast in de autoregeling of in een apart reglement.

Spreek ook af wat medewerkers zelf mogen. Mag een berijder beelden bekijken of opslaan? En wat gebeurt er als de berijder een incident meldt? Heldere afspraken voorkomen discussie achteraf.

Een interieurcamera, die de cabine filmt, is gevoeliger dan een camera die naar buiten kijkt. Die legt de medewerker zelf vast, soms gedurende de hele werkdag. Gebruik een interieurcamera alleen als daar een concrete noodzaak voor is en een minder ingrijpend middel niet volstaat. Stelselmatige monitoring van medewerkers kan bovendien een DPIA vereisen.

Veel dashcams nemen ook geluid op. Zet geluidsopname standaard uit. Het opnemen van gesprekken waaraan u zelf niet deelneemt, raakt de privacy direct en kan bovendien strafbaar zijn.

Carro Automotive installeert dashcams in bedrijfsauto's en bestelbussen, in de werkplaats aan de Stavorenweg 4 in Gouda. U kiest uit een losse camera achter de spiegel of een geïntegreerde variant, alleen voor of voor en achter, met 4K-opties en parkeerbewaking. De kabels worden volledig weggewerkt.

Een losse frontcamera is in circa 1 uur ingebouwd; een set voor en achter of een geïntegreerde dashcam in 2 tot 3 uur. Op product en installatie geldt 2 jaar garantie. Bij oplevering wordt de camera ingesteld en krijgt u uitleg over het gebruik. De afspraken over doel, toegang en bewaartermijn maakt u als werkgever.