Track en trace voor uw wagenpark kiezen: waar let u op?

Track en trace voor een wagenpark is een systeem dat de locatie van voertuigen vastlegt en doorstuurt naar een platform. Een tracker in het voertuig bepaalt zijn positie via GPS en verstuurt die via een ingebouwde simkaart over het mobiele netwerk. In een app of webomgeving ziet u waar voertuigen zijn en welke routes ze hebben gereden.

Bedrijven gebruiken track en trace om verschillende redenen. De drie meest voorkomende zijn diefstalpreventie, de planning van ritten en serviceafspraken, en het beantwoorden van klantvragen over aankomsttijden. Welk doel voor u het zwaarst weegt, bepaalt welk type tracker en welke functies u nodig heeft.

Begin daarom bij het doel, niet bij het apparaat. Een transportbedrijf dat bussen en lading wil beschermen, stelt andere eisen dan een installatiebedrijf dat vooral wil plannen. Schrijf het doel op; u heeft het later ook nodig voor de privacyafweging.

Trackers verschillen vooral in hun voeding en in de manier waarop ze zijn ingebouwd. Dat bepaalt hoe betrouwbaar ze werken en hoe makkelijk een dief ze vindt. De tabel onderaan dit artikel vat de verschillen samen.

Een bekabelde tracker wordt verborgen ingebouwd en rechtstreeks aangesloten op de accu van het voertuig. Hij werkt zolang de accu werkt en hoeft niet te worden opgeladen. Omdat hij uit het zicht zit, is hij moeilijk te vinden en te verwijderen.

Een OBD-tracker steekt u in de diagnosepoort onder het dashboard. Plaatsen kost weinig tijd, en sommige modellen lezen via de OBD-poort ook voertuiggegevens uit. Het nadeel: de tracker is zichtbaar en in een paar seconden los te trekken.

Een batterijtracker heeft een eigen accu en geen bedrading. Hij is geschikt voor objecten zonder eigen stroomvoorziening, zoals aanhangers, containers of materieel. Om stroom te sparen, verstuurt zo'n tracker zijn positie meestal minder vaak, en de batterij moet periodiek worden geladen of vervangen.

Een tracker verstuurt gegevens via het mobiele netwerk en heeft daarom een simkaart nodig. Vrijwel altijd betaalt u daarvoor, naast de aanschaf, een terugkerend bedrag. Bij de GPS-tracker die Carro Automotive inbouwt, is dat €50 per jaar voor de ingebouwde 4G-simkaart, zonder maandelijkse kosten. Andere platforms rekenen per maand, per voertuig of per gebruiker.

Kijk in de app naar de functies die bij uw doel passen. Veelgebruikte functies zijn een live locatie, een rithistorie met route, afstand en duur, geo-fencing (een melding als een voertuig een ingestelde zone verlaat) en pushmeldingen bij beweging of alarm. Voor een wagenpark is het ook belangrijk dat u meerdere voertuigen in één overzicht beheert.

Stel de leverancier vooraf deze vragen:

• Wat kost het abonnement per voertuig per jaar, en wat zit erin?
• Hoe vaak wordt de positie ververst, en hoe nauwkeurig is die?
• Werkt de tracker ook in het buitenland?
• Kunnen meerdere gebruikers met eigen rechten inloggen?
• Kunt u gegevens exporteren, en wat gebeurt er met de gegevens als u stopt?
• Is er een privéschakelaar of een andere manier om privéritten af te schermen?

Een rittenregistratie is een sluitend overzicht van alle ritten met een auto. Per rit staan daarin onder meer de datum, het begin- en eindadres, de kilometerstanden en of de rit zakelijk of privé was. Berijders van een auto van de zaak gebruiken zo'n registratie om aan te tonen dat zij op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijden, zodat er geen bijtelling geldt. Daarnaast is een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ nodig; voor bestelauto's gelden aparte regelingen.

Een rithistorie in een trackingapp is niet automatisch een fiscale rittenregistratie. De Belastingdienst stelt eisen aan de inhoud, en de berijder moet ritten als zakelijk of privé kunnen aanmerken. Of een systeem daaraan voldoet, hangt af van het platform en van de manier waarop het wordt gebruikt.

Heeft u een fiscale rittenregistratie nodig, vraag de platformleverancier dan uitdrukkelijk of het systeem daarvoor is ingericht en welke gegevens het vastlegt. Leg de uitkomst voor aan uw fiscaal adviseur voordat u op het systeem vertrouwt.

Voor diefstalpreventie is de inbouw minstens zo belangrijk als de tracker zelf. Dieven zoeken gericht naar zichtbare trackers en kijken bij de OBD-poort. Een tracker die verborgen is ingebouwd en op de accu is aangesloten, is veel lastiger te vinden en uit te schakelen.

Bij een professionele installatie wordt de bedrading onzichtbaar weggewerkt en blijft het originele systeem intact. Aan het voertuig is niets te zien. Voor een wagenpark is het handig als elk voertuig op dezelfde manier wordt ingebouwd en gedocumenteerd, zodat u later weet waar welke tracker zit.

Een extra beveiliging is een startonderbreker: een relais dat via de app de startmotor blokkeert, zodat het voertuig niet kan worden gestart. Die optie is niet bij elk voertuig mogelijk, bijvoorbeeld niet bij hybride auto's.

Plan de inbouw bij een groter wagenpark in blokken, zodat niet alle voertuigen tegelijk stilstaan. Stem de planning af op rustige dagen of op momenten waarop voertuigen toch al binnen zijn, zoals bij onderhoud.

Zodra locatiegegevens tot een medewerker herleidbaar zijn, geldt de AVG. U heeft dan een grondslag nodig, meestal gerechtvaardigd belang, en u informeert medewerkers vooraf over wat u vastlegt en waarom. Heeft uw onderneming een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht bij een systeem waarmee medewerkers kunnen worden gevolgd.

Neem privacy daarom mee in de keuze van het platform. Een privéschakelaar, instelbare bewaartermijnen en beperkte toegangsrechten maken het eenvoudiger om aan de regels te voldoen. De volledige uitleg staat in het artikel ‘GPS-tracking van bedrijfsauto's en de AVG: wat mag wel en niet?’ in deze kennisbank.

Carro Automotive bouwt bekabelde GPS-trackers in bedrijfsauto's en bestelbussen in, in de werkplaats aan de Stavorenweg 4 in Gouda. De tracker wordt verborgen geplaatst en aangesloten op de accu. Via de eigen app voor iOS en Android ziet u live locaties, ritten en meldingen, voor meerdere voertuigen in één overzicht.

Een tracker kost vanaf €149 inclusief installatie; de 4G-simkaart kost €50 per jaar. Op tracker en installatie geldt 2 jaar garantie. De meeste installaties zijn binnen 1 tot 3 uur klaar, en na oplevering ontvangt u een overzicht per voertuig van wat er is geplaatst. Voor grotere aantallen gelden volumeprijzen op aanvraag.